Требования к организации учета документации

78. 80. В каждом органе государственного пожарного надзора обязанности по ведению делопроизводства по проведению мероприятий по надзору, а также контроля за указанным делопроизводством, вводятся в должностные обязанности одного или нескольких сотрудников. В органе ГПН предусматривает ведение:

журнала учета объектов надзора и контрольно-наблюдательных дел по объектам надзора;

журнала учета мероприятий по надзору;

журнала учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

журнал учета лицензиатов (приложение № 17);

журнал учета выданных заключений соискателям лицензий на виды деятельности (приложение № 18);

журнал учета консультаций (приложение № 19);

журнал учета входящей документации (приложение № 20);

журнал учета исходящей документации (приложение № 21);

учетные карточки личной консультации гражданина (приложение № 22).

Допускается ведение журнала учета лицензиатов в электронном виде при условии сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежегодной архивации на бумажном носителе. Срок ведения журнала учета лицензиатов не менее 5 лет.

Допускается ведение журналов в электронном виде при условии ежедневного сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежемесячной архивации на бумажном носителе, за исключением журналов учета мероприятий по надзору и учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения.

79. 81. КНД формируется на каждый объект надзора или юридическое лицо и содержит распоряжения (приказы), акты проверок со всеми приложениями, а также, в случаях выявления нарушении требований пожарной безопасности, копии постановлений по делу об административном правонарушении, вынесенные должностными лицами органов ГПН государственными инспекторами по пожарному надзору, предписания по устранению нарушений и по снятию с производства органов государственного пожарного надзора, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов надзора за последние пять лет.

В КНД приобщаются материалы по вопросам пожарной безопасности на объекте надзора, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

Формирование КНД на новый объект надзора осуществляется в течение десяти дней с момента получения информации о новом объекте.

80. 82. Хранение прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, осуществляется по месту нахождения органа ГПН, вынесшего постановление по делу об административном правонарушении.

81. 83. Порядок хранения журналов, КНД, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, личных план-графиков работы определяет начальник органа ГПН с учетом оперативного доступа к необходимым материалам.

Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов КНД, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном МЧС России.