Ііі. Забезпечення ефективності контролю. Застосування інформаційно-управлінської системи контролю.

Поведінка людей, звичайно, не єдиний фактор, який визначає ефективність контролю. Для того щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти деякими важливими властивостями.

Ефективний контроль має відповідати наступним властивостям : вимоги до контролю – 6! – знати!!!

1. Стратегічна спрямованість контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх. Якщо керівництво рахує, що якісь види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій галузі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність важко піддається вимірюванню.

2. Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які покладені перед організацією. Проведення вимірювань і повідомлення про їх результати важливо тільки як засіб досягнення мети. Якщо ви хочете зробити контроль ефективним, ви повинні добре слідкувати за тим, щоб ці засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж справжні цілі організації. Контроль можна назвати ефективним лише тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому.

3. Своєчасність контролю. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю не в виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань і оцінок, який відповідає явищу, яке контролюється. Значення найбільш підходящого часового інтервалу визначається з урахуванням часових меж основного плану, швидкості змін та витрат на проведення вимірювань та розповсюдження отриманих результатів.

4. Гнучкість контролю. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким та пристосовуватись до змін, які відбуваються. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю буде недієва в тих ситуаціях, для яких вона передбачалася.

5. Простота контролю. Як правило, найбільш ефективний контроль – це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він передбачений. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль і є більш економічними. Але саме важливе полягає в тому, що, якщо система контролю дуже складна і люди, які взаємодіють з нею не розуміють і не підтримують її, така система контролю не може бути ефективною. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють з системою контролю і реалізують її.

6. Економічність контролю. Всі витрати, які здійснюються організацією, повинні приводити її до збільшення переваг і прибутків. Витрати повинні наближати організацію до встановлених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевищують створювані нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж вести менш детальний контроль.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

• розробляти стандарти, які об'єктивно відображають результати діяльності людей;

• забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

• уникати надто пильного контролю;

• застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль;

• використовувати методи матеріального стимулювання за досягнення у стандартизації тощо;

• впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю;

• приділяти особливу увагу контролю виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.

Контроль окремих процесів, сфер діяльності може стати недостатнім без відповідної інформаційної системи.

Більша частина інформації, на основі якої щоденно приймаються рішення, одержується неформальним шляхом. Керівник спілкується з підлеглими, розмовляє з колегами і клієнтами, читає газети і ділові періодичні видання. З цих джерел він дізнається багато корисного, але цієї інформації не достатньо для прийняття рішень по управлінню справами навіть малою організацією. Кількість інформації, яка з'являється в результаті діяльності деякої організації яка має вплив на успіх ведення справ, а також швидкість, з якою ця інформація змінюється, робить необхідним для керівництва застосування формальних методів збирання і переробки інформації.

Інформаційно-управлінська система (ІУС) – це формальна система, яка на основі системи взаємоузгоджених стандартів та їх реалізації, надає керівникам інформацію, яка необхідна їм для прийняття рішень.

ІУС повинна видавати інформацію про минуле, теперішнє та майбутнє.

Загальною метою ІУС є досягнення ефективності виконання функцій планування, контролю та виробничої діяльності.

Самим важливим її завданням є видача потрібної інформації потрібним людям в потрібний час.

Щоб зрозуміти, що таке ІУС, потрібно знати чим вона не являється. По-перше, вона не являється єдиною все об’ємною інтегрованою системою для задоволення всіх потреб адміністрації в інформації.

По-друге, невірним буде посилання, що ІУС незмінно передбачає застосування комп'ютерів.

Мета ІУС полягає не тільки в тому, щоб видавати і обробляти деяку інформацію, вона повинна бути зорієнтована на користувача, тобто інформація, яку вона обробляє повинна відповідати вимогам тих керівників, які її отримують.

Вивчаючи відмінності в інформаційних потребах керівників, Роберт Н. Ентоні поділив види управлінської діяльності на три категорії:

- стратегічне планування – це процес прийняття рішень стосовно цілей організації, зміни цих цілей, використання ресурсів для досягнення цих цілей і відносно стратегій, які обумовлюють отримання, використання і розміщення цих ресурсів;

- управлінський контроль – це процес, за допомогою якого керівники забезпечують отримання ресурсів і їх ефективне використання для досягнення загальних цілей організації;

- оперативний контроль – це процес забезпечення ефективного ї кваліфікованого виконання конкретних задач.

Основними етапами створення ІУС є:

• аналіз системи прийняття рішень ( починається з визначення всіх типів рішень, для прийняття яких необхідна інформація);

• аналіз інформаційних потреб ( визначає, який тип інформації необхідний для прийняття кожного рішення );

• агрегування рішень (ІУС повинна бути скоординована та інтегрована з організаційною структурою );

• проектування процесу обробки інформації ( розробляється реальна система для збирання, зберігання, передавання та модифікації інформації);

• проектування і контроль за системою контролю(створення і втілення системи, яка слугує для оцінки інформації).

Щоб бути ефективною ІУС повинна :