3. Здійснення коригуючих дій.

Встановлення стандартів. Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки близько злиті функції контролю та планування.

Стандарти – це конкретні цілі, прогрес по відношенню до яких піддається вимірюванню. Ці цілі випливають з процесу планування. Всі стандарти, які використовуються для контролю, повинні бути вибрані з врахуванням цілей та стратегії організації.

Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів для контролю, відрізняють дві важливі особливості. Вони характеризуються наявністю часових меж, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, по відношенню до якого можна оцінити ступінь виконання роботи. Конкретний критерій та певний період часу називаються показниками результативності. Показник результативності визначає те, що повинно бути отримано для того щоб досягти поставлених цілей. Ці показники дозволяють керівництву співставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на такі запитання: "Що ми можемо зробити, щоб досягти запланованих цілей?" та "Що залишилось не виконаним?".

Відносно легко встановити показники результативності для таких величин як прибуток, об'єм продажу, вартість матеріалів тому, що вони піддаються кількісному вимірюванню. Але деякі важливі цілі та завдання організацій виразити в числах неможливо, тому використовуються опосередкованы показники.

Наприклад, підвищення морального рівня, яке розглядається в якості цілі, виразити в чисельних показника дуже важко або взагалі неможливо. Але організації, які працюють ефективно намагаються обійти труднощі які пов'язані з вираженням цілей у кількісному вигляді, і їм це вдається. Так, наприклад, інформацію про морально-психологічне середовище можна отримати через різні опитування та дослідження.

Неможливість виразити показник результативності безпосередньо в кількісній формі не повинна слугувати оправдовуванням того, щоб не встановлювати контрольних стандартів в цій галузі взагалі. Навіть суб'єктивний показник, при умові, що усвідомлюється його обмеженість, краще, ніж нічого. Керівництво не може ефективно здійснювати контроль без показника результативності якого-небудь типу.

Отже розробка стандартів вимагає:

• обмеження в часі;

• конкретизації критеріїв;

• забезпечення реальності показників;

• забезпечення можливості прогнозування показників і результатів.

Порівняння досягнутих результатів зі стандартами. Другий етап процесу контролю полягає в порівнянні досягнутого з встановленим. Діяльність, яка здійснюється на цій стадії, часто являється найбільш помітною частиною всієї системи контролю.

Ця діяльність полягає у:

1. встановленні масштабу відхилень;

2. вимірюванні результатів

3. передаванні інформації;

4. оцінці інформації.

Масштаб допустимих відхилень.

Встановлення масштабу допустимих відхилень - питання дуже важливе. Якщо взяти дуже великий масштаб, то виникаючи проблеми можуть стати загрозливими. Але, якщо взяти дуже маленький масштаб, то організація буде реагувати на невеликі відхилення, що потребує великих затрат та часу. Така система контролю може паралізувати та дезорганізувати роботу організації і буде скоріше перешкоджати, ніж допомагати досягненню цілей організації. В подібних ситуаціях досягається висока ступінь контролю, але процес контролю стає неефективним.

Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен бути економним. Переваги системи контролю повинні переважати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу, який витрачається менеджерами та іншими працівниками на збирання, передавання та аналіз інформації, а також із витрат на всі види обладнання, яке використовується для здійснення контролю, та витрат на зберігання, передавання та пошук інформації, яка пов'язана з питаннями контролю.

Вимірювання результатів.

Вимірювання результатів, які дозволяють встановити, наскільки вдалося додержати встановлені стандарти, – це самий складний та самий дорогий елемент контролю. Для того, щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, відповідно до якого здійснюється контроль. Спочатку необхідно вибрати одиницю вимірювання, але таку, яку можна перетворити в ті одиниці, в яких виражений стандарт.

Так, якщо встановлений стандарт – це прибуток, то вимірювання слід вести в грошовій одиниці чи відсотках, в залежності від форми вираження стандарту. Вартість проведення вимірювань є найбільшим елементом витрат у всьому процесі контролю. Часто цей фактор визначає, чи є сенс взагалі проводити контроль. Тому менеджер, повинен уникати спокуси виміряти все, і якомога точніше. Якщо проводити вимірювання таким чином, то витрати на систему контролю будуть настільки великими, що її вартість буде перевищувати можливі прибутки від її застосування.

Передавання і розповсюдження інформації.

Розповсюдження інформації грає важливу роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, поступати вчасно і доводитися до відома відповідальних за відповідний участок працівників у вигляді, який легко дозволяє прийняти необхідні рішення і дії. Бажано також бути повністю впевненим, що встановлені стандарти добре зрозумілі працівникам. Це означає, що повинен бути забезпечений ефективний зв'язок між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати.

Оцінка інформації.

Заключна стадія етапу порівняння полягає в оцінці інформації про отриманні результати. Менеджер повинен вирішити, чи отримана та інформація, що потрібна, та чи важлива вона. Важлива інформація – це така інформація, яка адекватно описує явище, яке досліджується та необхідна для прийняття правильного рішення.

Здійснення корегуючих дій.

Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап. Менеджер найчистіше вибирає одну з трьох ліній поведінки; не вживати ніяких заходів, усунути відхилення чи переглянути стандарт.

Невжиття заходів. Основна мета контролю полягає в тому, щоб досягти такого становища, при якому процес управління організацією дійсно примушував її функціонувати у відповідності з планом. Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, то краще не вживати ніяких заходів. Але в управлінні не можна розраховувати на повторення того, що сталося один раз. Навіть найбільш досконалі методи повинні підлягати змінам. Так, наприклад, якщо система контролю показала, що в якомусь елементі організації все йде добре, необхідно продовжувати вимірювати результати, повторюючи цикл контролю.

Усунення відхилень. Система контролю, яка не сприяє усуненню серйозних відхилень перш, ніж вони переростуть в проблеми є безглуздою. Звичайно, що коригування, яке проводиться, повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. В ідеалі стадія вимірювання повинна показувати масштаб відхилення від стандарту та точно вказати його причину, не сплутавши її з наслідками. Мета коригування полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилень і досягти повернення організації до правильного образу дій. Здійснення коригування може бути досягнуто шляхом яких-небудь внутрішніх змінних факторів даної організації, вдосконалення функцій управління або технологічних процесів.

Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони засновуються на планах, а плани – це прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти. Часто трапляється так, що система контролю вказує на необхідність перегляду не тільки стандартів, а й планів. Успішно діючи організації часто повинні переглядати свої стандарти в сторону підвищення. Крім того, іноді виявляється, що плани складені дуже оптимістично. Тому стандарти треба переглядати і в сторону зниження.