2.1.2 Формування і класифікація цілей організації

Класик менеджменту 30-40-х років ХХ ст. Честер Бернард визначав організацію як групу людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі або цілей. Організація завжди має хоча б одну загальну ціль, яку поділяють і визнають як таку всі її члени. Однак менеджер дуже рідко має справу з організаціями, які мають тільки одну мету. Як правило, менеджери управляють складними організаціями. А складні організації мають набір взаємопов`язаних цілей.

Наприклад, ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є організацією, яка складається з понад з 1400 філій і відділень, робота яких забезпечується підтримкою чисельних організацій, які ведуть будівництво та оренду офісів, здійснюють рекламу, купляють офісну техніку і обладнання, розробляють нові банківські продукти, здійснюють контроль за якістю наданих банківських послуг. Кожна установа ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» має свої плани зростання кредитного та депозитного портфелів і прибутків банку. Кожна допоміжна одиниця також має свої цілі, такі як, наприклад, залучення депозитів фізичних осіб. Ці цілі взаємопов'язані і взаємозалежні.

Наприклад, кредитний відділ може реалізувати свої цілі, досягти запланованого прибутку, тільки якщо депозитний відділ досягне своїх цілей, забезпечивши достатній депозитний портфель, якщо відділ по роботі з клієнтами знайде достатній приплив позичальників і організує своєчасне повернення позик, а операційний відділ надійно і вигідно організує надання послуг своїм клієнтам.

Як і у всій організації, в підрозділах також необхідне вироблення цілей. Цілі підрозділів різноманітних організацій, що мають подібну діяльність будуть ближчими, ніж цілі підрозділів однієї організації, що займаються різними видами діяльності. Цілі кредитного відділу ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» будуть більш близькими до цілей такого ж відділу банку „Надра”, ніж до цілей валютного чи депозитного відділу самого АКБ «Правекс-Банк». Оскільки цілі підрозділів є відмінними, керівництво повинно робити зусилля по їх координації. Спрямовуючим моментом при цьому слід вважати загальні цілі організації: цілі підрозділів повинні складати конкретний внесок в цілі організації як цілого, а не вступати у суперечність з цілями інших підрозділів.

Отже, як правило, організація має велику кількість різноманітних завдань, особливо коли мова йде про організації різних типів. Наприклад, організації, що займаються бізнесом, зосереджені переважно на створенні відповідних товарів або послуг у межах специфічних обмежень — за витратами й отримуваним прибутком. Це їхнє завдання полягає в досягненні таких цілей як рентабельність, прибутковість та продуктивність.

Державні органи, навчальні заклади та інші некомерційні організації не прагнуть одержати прибуток, але їх турбують витрати — саме це знаходить відображення в сукупності цілей, сформульованих як виконання конкретних завдань у межах відповідних бюджетних асигнувань.

Різноманітність напрямів діяльності великих організацій приводить до формування системи цілей. Так, щоб отримати прибуток, необхідно сформулювати цілі в таких напрямах діяльності, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг, підготовка і добір керівників, соціальна відповідальність. Некомерційні організації також мають різноманітні цілі, але вони більше зорієнтовані на соціальну відпові­дальність. Орієнтація, що визначається метою, пронизує всі наступні рішення керівників. Мета має бути поставлена для кожного виду діяльності, котрий, на думку компанії, є важли­вим і виконання якого вона буде спостерігати й контролювати.

Наведемо найбільш типові цілі для будь-якої організації ко­мерційного (бізнесового) профілю у таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 - Опис цілей організації ко­мерційного профілю

Реально існуюча система цілей організації передбачає відпо­відну класифікацію їх [15, с. 228]. Насамперед варто розрізняти загальні або глобальні цілі, що розробляються для організацій у ціло­му, і цілі специфічні, котрі розробляються щодо основних видів і напрямів діяльності на основі загальних цілей і орієнтирів.

Загальні цілі визначають концепцію розвитку фірми за ос­новними напрямами і розробляються на тривалу перспективу. До складу загальних цілей входить генеральна мета або місія і кілька загальноорганізаційних цілей, які розкривають і конк­ретизують її зміст. Сьогодні як місія найчастіше розглядаєть­ся задоволення тих чи інших суспільних потреб.

Основна загальна мета організації, що є чітко визначеною причиною її існування, визначається як її місія. Значення відповідної місії, яка формально виражена і ефективно представлена співробітниками організації, неможливо перебільшити. Розроблені на її основі цілі є критеріями для всього наступного процесу прийняття управлінських рішень. Якщо керівники не знають, яка основна мета їх організації, то в них не буде логічної точки відліку для вибору найкращої альтернативи. Місія деталізує стаж фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення цілей і стратегій на різних організаційних рівнях. Формулювання місії організації має визначати:

а) завдання фірми з точки зору її основних послуг або виробів, її основних ринків і технологій, тобто якою підприємницькою діяльністю займається фірма;

б) зовнішнє середовище по відношенню до фірми, що визначає робочі принципи фірми;

в) культуру організації.

Місія організації - це суперзавдання, природа бізнесу, головна мета існування та глобальна причина, що спонукає займатися саме цим видом діяльності. У вузькому змісті, це вибір галузі, визначення но­менклатури та асортименту продукції, робіт чи послуг, вибір ринку та шляхів товаропросування, напрямки інвестиційної діяльності, розподіл прибутку та ін. Цілі розробляються для забезпечення місії і підпорядковуються їй. Місія визначає основні напрями та орієнтири для розвитку ор­ганізації, забезпечує правовий статус фірми. Усі перспективні плани і наслідки діяльності - похідна від її місії.

Відомий фахівець в галузі менеджменту Віссемо Х. [4] вважає, що існує взаємозалежність між стратегією організації, її структурою та корпоративною культурою, які визначаються місією організації (рисунок 2.1)

Рисунок 2.1- Місія, кредо та образ компанії

За ілюстрацією місія поділяється на кредо та образ компанії. Кредо – відносини між працівниками, взаємини із споживачами та акціонерами. Образ компанії відображає сутність цілей організації.

Отже, місія відображає інтереси власників, працівників, клієнтів та ділових партнерів. Такі відносини є хорошим прикладом для вітчизняних підприємств, та воно буде можливим тільки за наявності хороших висококваліфікованих менеджерів на всіх рівнях управління.

Проаналізуємо систему цілей та місію сучасних вітчизняних підприємств.

Наприклад, місія ВАТ “Промприлад”, яке спеціалізується на розробці і випуску засобів автоматизації технологічних процесів всіх галузей народного господарства, а також товарів народного вжитку, полягає у забезпеченні підприємств енергетики, газової і нафтової промисловості, комунального господарства по тепло- і газообліку та інших споживачів як регіонів України, так і країн СНД стандартними приладами високої якості та надійності з високою точністю вимірювання промислового та побутового призначення.

Місією УМГ “Прикарпаттрансгаз” є – забезпечення потреб споживачів в природному газі, забезпеченість надійного функціонування та розвитку системи газопостачання та отримання прибутку від здійснення фінансово-господарської діяльності.

Місія ВАТ "Івано-Франківське шкіряне підприємство "Плай"– всебічний розвиток переробки сировини на шкіру, якість якої буде відповідати європейським стандартам та продаж її як національному, так і іноземному споживачеві за помірними цінами.

Місія ВАТ «Івано-Франківськбуджитлопром»: «Виробництво та продаж продуктів бджільництва з метою задоволення потреб споживачів Івано-Франківщини у якісному меду та його продуктах та одержання даним підприємством прибутку».

Місією ПП «Сігуенья»є забезпечення потреб клієнтів в якісному обслуговуванні, створення комфортних умов для клієнтів, враховуючи індивідуальні особливості і запити кожного з них; надання туристичних, готельних та інших видів послуг як для вітчизняних туристів, так і для іноземних; організація прийому та обслуговування іноземних туристів в Україні (іноземний туризм), організація прийому та обслуговування вітчизняних туристів в Україні (внутрішній туризм), організація туристичних поїздок за межі України (міжнародний туризм), екскурсійна діяльність, організація масового та оздоровчо-спортивного туризму.

Місією Івано-Франківської області у відповідності до стратегії економічного та соціального розвитку на період до 2011року є: природні багатства, інтелектуально-фаховий потенціал, культурні традиції Прикарпаття на благо краян та гостей. Бачення майбутнього: Прикарпаття це економічно достатній екологічно чистий регіон раціонального та ефективного використання природно-ресурсного потенціалу, сталого зростання, добробуту, високого соціально-духовного рівня життя населення.

Місією державної податкової служби України (ДПСУ) відповідно до стратегічного плану розвитку державної податкової служби України на період до 2013 року є: забезпечення повного та своєчасного надходження до бюджету та фондів законодавчо встановлених податків та зборів.У відповідності до місії визначено наступні стратегічні цілі розвитку ДПСУ:

1) забезпечення умов для підвищення рівня добровільного виконання вимог податкового законодавства платниками податків;

2) створення умов для партнерських взаємовідносин з платниками податків;

3) впровадження стандартизованих прозорих форм те методів обслуговування платників податків;

4) трансформація моделі нинішньої податкової служби України на провідний підзвітний суспільству високоефективний орган виконавчої влади.

Добре обґрунтована, правильно сформульована місія має реальну цінність для діяльності організації, тому що:

• формує погляди щодо довгострокових планів;

• знижує ризик управління та прийняття невірних рішень;

• служить стимулом для сумлінного виконання роботи;

• допомагає сформулювати завдання, цілі і поєднувати політику свою з напрямом розвитку всієї компанії;

• полегшує підготовку організації до майбутнього.

Місія дає уявлення про організацію, про її філософію, імідж. Вона сприяє встановленню відповідного внутрішньо-організаційного клімату, створює основу для формулювання більш кон­кретних цілей — загальних і специфічних, а також вироблен­ня стратегії і політики.

Загальноорганізаційні цілі можуть бути орієнтовані, напри­клад, на досягнення фінансової стабільності, на забезпечення оп­тимальної рентабельності, завоювання тих або інших ринків, на розробку нових напрямів розвитку, нових видів діяльності фірми.

Специфічні цілі розробляють у межах загальних цілей щодо основних видів діяльності в кожному виробничому підрозділі фірми і можуть виражатися в кількісних та якісних показниках. На відміну від загальних специфічні цілі бувають двох типів: операційні й оперативні. Перші ставляться перед окремими працівниками, другі — перед підрозділами.

При системному підході використовується така класифіка­ція цілей [10, с. 119]:

1. Залежно від важливості для організацїї цілі можуть бути стратегічними і тактичними. Стратегічні орієнтовані на вирі­шення перспективних масштабних проблем, які якісно зміню­ють життя й імідж організації, наприклад досягнення першості в своїй сфері діяльності, вихід на міжнародні ринки, докорін­не оновлення виробничої бази тощо.

Стратегічні цілі визначають характер діяльності на перспек­тиву, і для їх реалізації потрібні великі витрати. Вибір стра­тегії поведінки фірми — завжди дуже відповідальна та важли­ва справа.

Тут потрібне глибоке опрацювання можливих варі­антів стратегії і ретельне обґрунтування обраної альтернативи. У стратегічних цілях відбивається зміст практичного менедж­менту фірм, його соціальна значимість, рівень орієнтованості на задоволення потреб персоналу фірм, суспільства в цілому, його соціальних груп.

Тактичні цілі є проміжними відносно стратегічних і відоб­ражують окремі етапи досягнення їх, наприклад проведення модернізації чи капітального ремонту. Оперативні цілі визна­чаються на основі стратегії розвитку фірми і реалізуються в рамках стратегічних ідей та поточних установок. Якщо, ска­жімо, стратегічні цілі виражають якісні параметри існування фірми, то оперативні цілі, навпаки, — кількісні показники діяльності на певний період. У разі, якщо фірма надає пріори­тетне значення стратегічним цілям перед поточними, то це означає, що керівництво орієнтує підрозділи і весь персонал на досягнення довгострокового комерційного успіху, високих стандартів діяльності. І, навпаки, орієнтація переважно на по­точні ефекти й успіхи означає відсутність у фірми (суб'єкта гос­подарювання) перспективи посісти чільне місце у світі здоро­вого цивілізованого бізнесу. Отже, оперативні цілі, пов'язані з вирішенням поточних проблем, описують результати, необхідні для досягнення тактичних і стратегічних цілей організації.

2. За часовою ознакою з погляду їх реалізації цілі поділяють на довгострокові (більше 5 років), середньострокові (1 — 5 років) і короткострокові (до одного року). Для короткострокових цілей характерна значно більша, ніж для довгострокових, деталіза­ція і конкретизація дій, що передбачені для їх досягнення. Самі вони є етапами на шляху досягнення довгострокових цілей.

3. За змістом цілі поділяються на технологічні, економічні, виробничі, адміністративні, маркетингові, науково-технічні, соціальні тощо.

До технологічних цілей можна віднести комп'ютеризацію, впровадження гнучких технологій, створення нових підрозділів. Прикладом економічних цілей є зміцнення фінансової стабіль­ності організації, збільшення прибутковості, підвищення рин­кової вартості капіталу, прискорення його оборотності.Виробничі цілі можуть стосуватися випуску визначеного обсягу товарів і послуг, підвищення їхньої якості, зниження собівартості.

Маркетингові цілі пов'язані із завоюванням тих або інших ринків збуту, із збільшенням кількості покупців, клієнтів, з продовженням життєвого циклу товарів і послуг, досягненням лідерства в цінах тощо.

Науково-технічні цілі орієнтують підприємство на створення і впровадження у виробництво нових і вдосконален­ня існуючих зразків продукції, доведення їх до рівня вимог нових стандартів.

Соціальні цілі зосереджені на створенні сприятливих умов праці, життя і відпочинку працівників, підвищенні їхнього освітнього й кваліфікаційного рівня тощо.

4. За формою вираження можна говорити про цілі, які вира­жені у кількісних і якісних показниках. У першому випадку мова йде, наприклад, про виробництво продукції в гривнях, тоннах, штуках; у другому — про досягнення сприятливого морально-психологічного клімату в колективі, що важко вимі­ряти.

Розглянемо приблизну систему цілей фірми, котра діє в соціально-економічних умовах сьогоднішньої України.

Поточна мета сьогоднішньої фірми ставиться, як правило, для виживання і забезпечення умов для завоювання та збереження стійкого становища на внутрішньому ринку. Для пере­важної більшості наших підприємств ця мета є необхідною.

Короткострокова мета ставиться, як правило, до того, щоб зробити фірму здатною зберігати стійке становище на внутрі­шньому ринку і протистояти іноземній конкуренції.

Середньострокова мета спрямована переважно на те, щоб стати фірмою-лідером, здатною домогтися провідного станови­ща серед фірм-конкурентів на внутрішньому ринку, і почати конкурувати на зовнішньому.

Довгострокова мета зосереджена на захопленні й утриманні відповідної частини міжнародних ринків у галузі своєї спеціа­лізації.

Класифікація цілей дає змогу конкретизувати завдання.

Зав­дання— це робота, яку необхідно виконати наперед визначе­ним способом і у визначені терміни. З технічного погляду зав­дання закріплюються не за працівником, а за робочим місцем або посадою. Кожна посада включає ряд завдань, які розгляда­ються як необхідний внесок у досягнення цілей організації.

На основі цілей організації формуються завдання, які необ­хідно розв'язати в процесі досягнення їх. Завдання більш кон­кретні й мають не лише якісні, а й кількісні, просторові та ча­сові характеристики. Так, якщо мета підприємства може фор­мулюватися як досягнення найближчим часом лідируючого становища на ринку продукції, яка випускається, то завдання має бути сформульовано більш конкретно: до 01.01.2012 р. за­воювати 50 % ринку товару А, 30 % ринку товару В.

На відміну від цілей завдання мають обмеження, тобто перелік дій, від яких необхідно утримуватися, наприклад від порушення тру­дового законодавства. Крім цього, порівняно з цілями завдан­ня більшою мірою індивідуалізовані, вони включають елемен­ти, які роблять їх більш зрозумілими, а відтак і привабливіши­ми для виконавців.

Важливим механізмом практичної ув'язки стратегії з організаційним розвитком є розробка планів та орієнтирів розвитку: тактики, політики, процедур і правил.

Тактика являє собою конкретні оперативні короткострокові дії, тобто це інструмент негайного сприяння впровадженню в життя пер­спективних намірів.

Політика - це загальні орієнтири для дій та прийняття рішень.

Процедури предписують дії, котрі повинні застосовуватись у конкретних випадках.

Правила точно вказують, що саме слід робити в даній ситуації.

Розробка типових правил та процедур сприяє досягненню намічених організаційних цілей через те, що вони:

• вказують працівникам напрям дій, які відповідно до досвіду діяльності з високим ступенем імовірності повинні бути успішними і при­зведуть до бажаних наслідків;

• підвищують ефективність діяльності виключенням зайвих по­вторів процесу;

• дають можливість керівникові точно передбачити, що будуть робити його підлеглі в конкретній ситуації;

• дозволяють проводити точні порівняння з минулими результа­тами чи результатами інших груп (оскільки аналогічні завдання викону­ються, як правило, ідентичним способом, то вони повинні виконуватись кожний раз з однаковою чи зростаючою результативністю /ефективністю/).

Окремим пунктом у реалізації забезпечуючих проектів виділяються бюджети - механізми розподілу обмежених ресурсів ор­ганізації. Бюджети складаються в межах функції планування. Вони яв­ляють собою свого роду еталон чи взірець, з яким пізніше, після вико­нання завдань, під час здійснення функції контролю будуть співставлятися фактично досягнуті результати . Бюджети схожі на бухгалтерський баланс. Вони теж складаються з двох частин: у правій відображається ресурсний по­тенціал, що є в розпорядженні організації - джерела надходження та їх вартість, а у лівій - статті їх використання у виробничому процесі.

Останніми роками набув широкого розповсюдження метод так званого управління за цілями (абревіатура МВО - management by objectives), що являє собою метод поєднання планування та контролю. МВО допомагає реалізувати стратегію покращенням зв'язку між цілями підрозділів.